Każdy ma swoje limity, musi je tylko odkryć :)
Kurs zaczęty i przerwany w połowie. Książka z zakładką na setnej stronie. Rozmowa, którą od miesięcy chcemy odbyć. Projekt, do którego „wrócimy, jak będzie więcej czasu”. Każdy ma taką listę, nawet jeśli nigdy jej nie spisał.
Problem niedomykania
Niedomknięte rzeczy ciągną się za nami. Nie bolą mocno, raczej uwierają — jak kamyk w bucie. Pojedynczy nie zatrzyma nas w drodze, ale po kilku kilometrach myślimy już tylko o nim.
Prawdziwy koszt nie leży jednak w samym zadaniu, tylko w tym, czego uczymy się o sobie. Za każdym razem, gdy zaczęta rzecz po cichu umiera, dostajemy małą wiadomość: „Twoje plany się nie kończą”. Kolejna inicjatywa traci przez to sens, bo po co zaczynać, skoro tyle poprzednich zostało porzuconych? Takim sposobem rozkręcamy spiralę niepewności i nieufności wobec swoich możliwości.
A przecież nie o to chodzi. Słowo dane samemu sobie też jest słowem. Jeśli łamiemy je regularnie, przestajemy sobie wierzyć — tak samo, jak przestajemy wierzyć komuś, kto ciągle obiecuje i nie dowozi.
Za dużo piłeczek w górze w tym samym czasie
Skąd bierze się tyle niedomkniętych spraw? Moim zdaniem rzadko z lenistwa. Częściej z entuzjazmu.
Zaczynać jest przyjemnie. Nowy pomysł daje energię, a koniec projektu to zwykle nudne poprawki i dopinanie szczegółów. Dlatego niektórym przytrafia się, że zaczynają za wiele rzeczy naraz, a potem context-switching zajmuje więcej czasu niż sama praca nad zadaniami. Każdy powrót do tematu oznacza przypominanie sobie, gdzie skończyliśmy i co miało być dalej.
Żonglujemy zbyt wieloma piłeczkami w tym samym czasie i niektóre upadają. To tutaj łączą się oba problemy: przeciążenie produkuje porzucone tematy, a porzucone tematy podkopują zaufanie do siebie. Im mniej wierzymy, że cokolwiek skończymy, tym chętniej uciekamy w kolejny świeży początek. Piłeczek przybywa i koło się zamyka.
Porzucić to też domknąć
Nie chodzi o to, żeby kończyć wszystko za wszelką cenę. Świat się zmienia, my się zmieniamy i część tematów po prostu przestaje być ważna. Kończenie ich z poczucia obowiązku to strata czasu, który mógłby pójść na coś lepszego.
Jest jednak ogromna różnica między dwoma rodzajami porzucenia:
- Ciche zaniechanie — temat wisi, nie pracujemy nad nim, ale też nie pozwalamy mu odejść. Wraca jako wyrzut sumienia.
- Świadoma decyzja — mówię sobie: „Nie robię tego i wiem dlaczego”. Temat jest zamknięty.
Pierwsze z nich osłabia zaufanie do siebie, drugie je buduje. Podejmując decyzję, nadal jestem kimś, kto panuje nad swoimi sprawami. Wykreślenie tematu z listy jest więc pełnoprawnym domknięciem.
Podobnie działa uczciwe odłożenie sprawy na później. E. J. Masicampo i Roy Baumeister opisali w 2011 roku badania, w których niedokończone cele rozpraszały uczestników przy niezwiązanych z nimi zadaniach. Efekt znikał, gdy uczestnicy mogli zapisać konkretny plan działania. Nie trzeba więc skończyć wszystkiego dzisiaj. Czasem wystarczy zdecydować, co dokładnie zrobię i kiedy.
Każdy otwarty temat ma zatem trzy uczciwe wyjścia: zrobić, zaplanować albo skreślić. Nieuczciwe jest tylko jedno — udawać, że go nie ma.
Klucz domykania
Trzeba domykać tematy i nie żonglować za dużo. Brzmi banalnie, ale jest kilka sprawdzonych sposobów, które w tym pomagają:
- Deep focus — wyznaczony czas na jedną rzecz, bez powiadomień i bez „szybkiego sprawdzenia poczty”. Domykanie wymaga głębokiej koncentracji, bo właśnie końcówka jest najtrudniejsza.
- Pomodoro — technika Francesco Cirillo: zwykle 25 minut pracy nad jednym zadaniem i krótka przerwa. Dobra na tematy, do których trudno się zabrać, bo 25 minut da się wytrzymać ze wszystkim.
- Kanban z limitem — tablica z kolumnami „do zrobienia”, „w toku” i „zrobione”, a w kolumnie „w toku” twardy limit, np. maksymalnie 3 zadania. Nowa rzecz może wejść dopiero wtedy, gdy inna z niej wyjdzie.
Najważniejszy z tych trzech pomysłów to limit. Zmienia on pytanie z „co jeszcze mogę zacząć?” na „co muszę skończyć, żeby móc zacząć coś nowego?”. Zaczynanie przestaje być darmowe.
Jak odbudować zaufanie do siebie
Narzędzia zmniejszają liczbę piłeczek, ale same nie zatrzymają spirali. Zaufania nie odzyskamy postanowieniem, że od poniedziałku wszystko będzie inaczej. Wraca ono tak, jak straciliśmy je — małymi krokami, przez dowody.
- Spisz wszystko, co masz otwarte. Tylko tyle. Lista bywa przerażająca, ale zwykle jest krótsza niż mgła w głowie.
- Przy każdym temacie podejmij decyzję: zrobić, zaplanować albo skreślić. Skreślaj bez wstydu.
- Zacznij od najmniejszej rzeczy. Coś, co da się domknąć dzisiaj. Telefon, mail, ostatnia strona rozdziału.
- Zauważ, że to się udało. Każde domknięcie to dowód przeciwko tamtej wiadomości: „Twoje plany się nie kończą”.
Spirala działa w obie strony. Małe domknięcie daje odrobinę wiary, wiara daje energię na większe domknięcie.
Odkryj swój limit
Nie ma jednej właściwej liczby piłeczek. Jeden człowiek prowadzi firmę, wychowuje dzieci i trenuje do maratonu, a drugi przy dwóch poważnych sprawach traci sen. Porównywanie się nie ma tu sensu.
Limit trzeba znaleźć samemu, a jest to wiedza zdobywana doświadczeniem. Sygnały są dość czytelne: zapominamy, na czym skończyliśmy, ciągle przekładamy te same zadania, a nowe pomysły kuszą bardziej niż trwająca praca. Wtedy pewnie jesteśmy już ponad limitem. Odkrycie go nie jest porażką. To jedna z najbardziej przydatnych rzeczy, jakie możemy o sobie wiedzieć.
Do poczytania
- David Allen, Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności — o tym, jak opanować wszystkie otwarte sprawy i zrzucić je z głowy.
- Cal Newport, Praca głęboka — o skupieniu w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza.
- Greg McKeown, Esencjalista. Mniej, ale lepiej — o tym, jak świadomie rezygnować z tego, co nieistotne.
A Ty? Jaki temat domkniesz dzisiaj — choćby przez jego skreślenie?